Оставьте заявку — расскажем, как Битрикс24 решит задачи вашей компании
Подскажем, какие модули подойдут именно вам, рассчитаем стоимость внедрения и покажем примеры проектов.
Или позвоните нам по номеру:
+7 (499) 350-41-18
Или позвоните нам по номеру:
+7 (499) 350-41-18
Отправляя заявку, Вы выражаете согласие с Политикой конфиденциальности
Мы используем файлы cookie, чтобы улучшить работу сайта. Подробная информация по ссылке
Когда рекламно-сувенирный бизнес перерастает ручное управление заказами, тиражами и согласованиями
Кейс: внедрение Битрикс24 для рекламного агентства all4promo.ru
Есть компании, которым уже недостаточно просто продавать сувениры с логотипом.
Потому что в реальности такой бизнес давно не сводится к каталогу и выставлению счета. Он начинается раньше — когда клиенту нужно подобрать продукцию под задачу, бюджет, событие, сезон, формат кампании и требования к брендингу. Потом идет согласование ассортимента, макетов, способов нанесения, сроков производства, логистики, упаковки и рассылки. А заканчивается все тоже не в момент оплаты. Потому что дальше начинаются доработки, повторные заказы, срочные тиражи, сезонные закупки, согласование образцов и новые маркетинговые активности.
Именно так работает all4promo — компания, которая с 2005 года занимается корпоративными подарками, сувенирной продукцией, брендированием и мерчем для бизнеса. На сайте отдельно подчеркиваются работа по всей России, большой выбор персонализации товара, собственное производство одежды под маркой ImageC, УФ-печать, годовое планирование сувенирных программ и даже выезд менеджера с образцами продукции. Компания также работает только с юридическими лицами и ИП, а на сайте размещен большой каталог продукции и отдельное направление по пошиву корпоративного мерча.
Потому что в реальности такой бизнес давно не сводится к каталогу и выставлению счета. Он начинается раньше — когда клиенту нужно подобрать продукцию под задачу, бюджет, событие, сезон, формат кампании и требования к брендингу. Потом идет согласование ассортимента, макетов, способов нанесения, сроков производства, логистики, упаковки и рассылки. А заканчивается все тоже не в момент оплаты. Потому что дальше начинаются доработки, повторные заказы, срочные тиражи, сезонные закупки, согласование образцов и новые маркетинговые активности.
Именно так работает all4promo — компания, которая с 2005 года занимается корпоративными подарками, сувенирной продукцией, брендированием и мерчем для бизнеса. На сайте отдельно подчеркиваются работа по всей России, большой выбор персонализации товара, собственное производство одежды под маркой ImageC, УФ-печать, годовое планирование сувенирных программ и даже выезд менеджера с образцами продукции. Компания также работает только с юридическими лицами и ИП, а на сайте размещен большой каталог продукции и отдельное направление по пошиву корпоративного мерча.
Это уже не история про “просто магазин сувенирки”. Это история про сложный B2B-бизнес на стыке продаж, закупки, персонализации, производства, логистики и клиентского сервиса.
И в какой-то момент такие компании почти всегда приходят к одной и той же точке: расти дальше на ручном управлении становится слишком дорого.
И в какой-то момент такие компании почти всегда приходят к одной и той же точке: расти дальше на ручном управлении становится слишком дорого.
all4promo.ru — рекламное агентство, работающее в направлениях PR, маркетинга, рекламы, корпоративных подарков, сувенирной продукции и брендированного мерча. Компания реализует проекты для бизнеса, где важны не только продажи как таковые, но и полный цикл работы с заказом: подбор решений, согласование, производство, брендирование, логистика и сопровождение клиента.
Для такого бизнеса характерна высокая операционная нагрузка. Каждый заказ отличается по составу, срокам, стоимости, способу исполнения и количеству участников внутри проекта. Одни клиенты заказывают сувенирную продукцию под мероприятие, другие — корпоративный мерч, третьи — комплексные рекламные решения с несколькими этапами согласования.
На определенном этапе стало очевидно, что управлять такими процессами вручную, через таблицы, почту и мессенджеры, уже неудобно. Это замедляет работу, увеличивает риск ошибок и не дает руководителю полной картины по текущим задачам и загрузке команды.
Для такого бизнеса характерна высокая операционная нагрузка. Каждый заказ отличается по составу, срокам, стоимости, способу исполнения и количеству участников внутри проекта. Одни клиенты заказывают сувенирную продукцию под мероприятие, другие — корпоративный мерч, третьи — комплексные рекламные решения с несколькими этапами согласования.
На определенном этапе стало очевидно, что управлять такими процессами вручную, через таблицы, почту и мессенджеры, уже неудобно. Это замедляет работу, увеличивает риск ошибок и не дает руководителю полной картины по текущим задачам и загрузке команды.
О клиенте
С чем пришел клиент
У all4promo уже были налажены продажи, поток обращений и широкий спектр услуг. Но по мере роста бизнеса усиливались типовые проблемы, которые часто возникают у рекламных агентств и компаний с проектной моделью работы.
Основные сложности в работе
-
Во-первых, обращения поступали из разных каналов, а информация по клиентам и заказам оказывалась разрозненной. Часть данных хранилась в переписках, часть — в документах, часть — в таблицах, а часть — в памяти сотрудников. - Во-вторых, не было единой прозрачной системы движения клиента от первого обращения до завершения проекта. Менеджеры вели сделки по-своему, согласования терялись, а руководителю было сложно быстро понять, на каком этапе находится конкретный заказ.
- В-третьих, в агентстве были разные по структуре проекты. Где-то это был быстрый заказ на рекламу или сувенирную продукцию, а где-то — длительная работа с несколькими этапами согласования, привлечением подрядчиков, дизайна, закупки и производства. Вести все это по одному шаблону было неудобно.
- В-четвертых, возникала перегрузка на внутренних коммуникациях. Менеджер принял заявку, но дальше ее нужно было передать дизайнеру, согласовать макет, поставить задачу в производство, проконтролировать сроки и не потерять клиента на фоне параллельных проектов.
Цель внедрения
Главной целью проекта было не просто установить CRM, а выстроить единую рабочую систему для управления клиентами, заказами и внутренними процессами агентства.
Перед внедрением стояли следующие задачи:
Перед внедрением стояли следующие задачи:
Задачи проекта
-
1. Собрать все заявки в одном местеЧтобы ни одно обращение не терялось и сразу попадало в работу. - 2. Настроить прозрачную воронку продажЧтобы было видно, на каком этапе находится каждый клиент и где возникают задержки.
- 3. Упорядочить внутреннюю работу командыЧтобы задачи между отделами передавались не вручную и не в хаотичном порядке, а по понятному сценарию.
- 4. Сохранить полную историю взаимодействия с клиентомЧтобы при повторном обращении менеджер видел всю переписку, прошлые заказы, договоренности и нюансы работы.
- 5. Дать руководителю инструменты контроляЧтобы можно было видеть загрузку сотрудников, статус текущих проектов, причины задержек и общую картину по продажам и исполнению.
Что было сделано
1. Настроили единое пространство для работы с клиентами
Первым этапом собрали все обращения в Битрикс24. Это позволило отказаться от разрозненного хранения заявок и перевести работу в единое пространство.
Теперь каждое новое обращение фиксируется в системе. По нему сразу создается карточка клиента или сделки, назначается ответственный, сохраняется история общения и становится понятен следующий шаг.
Это решило сразу несколько проблем:
Теперь каждое новое обращение фиксируется в системе. По нему сразу создается карточка клиента или сделки, назначается ответственный, сохраняется история общения и становится понятен следующий шаг.
Это решило сразу несколько проблем:
- перестали теряться обращения;
- стало проще контролировать скорость обработки заявок;
- появилась единая база клиентов;
- вся история общения перестала зависеть только от конкретного менеджера.
2. Разделили типы сделок по направлениям работы
Для all4promo это было особенно важно, потому что разные проекты нельзя вести одинаково.
Обычный заказ рекламной продукции, сложный проект с брендированием, PR-сопровождение, маркетинговая активность или рекламная кампания имеют разную структуру работы. У них разные сроки, разные участники процесса и разный объем согласований.
Поэтому в Битрикс24 были настроены отдельные логики работы со сделками. Это позволило не смешивать все проекты в одну общую воронку, а вести каждое направление по подходящему сценарию.
Такой подход дал команде понятную структуру и снизил количество путаницы в процессе.
Обычный заказ рекламной продукции, сложный проект с брендированием, PR-сопровождение, маркетинговая активность или рекламная кампания имеют разную структуру работы. У них разные сроки, разные участники процесса и разный объем согласований.
Поэтому в Битрикс24 были настроены отдельные логики работы со сделками. Это позволило не смешивать все проекты в одну общую воронку, а вести каждое направление по подходящему сценарию.
Такой подход дал команде понятную структуру и снизил количество путаницы в процессе.
3. Настроили этапы продаж и исполнения
Одной из ключевых задач было выстроить понятное движение сделки внутри компании.
Для этого были определены этапы, которые проходит клиент:
Это особенно важно для руководителя, так как он может быстро увидеть, где тормозится работа и на каком этапе чаще всего возникают проблемы.
Для этого были определены этапы, которые проходит клиент:
- первичное обращение;
- уточнение задачи;
- подготовка предложения;
- согласование;
- запуск в работу;
- исполнение;
- завершение проекта;
- повторная работа с клиентом.
Это особенно важно для руководителя, так как он может быстро увидеть, где тормозится работа и на каком этапе чаще всего возникают проблемы.
4. Автоматизировали постановку задач внутри команды
После того как сделка переходит на нужный этап, в работу должны подключаться другие сотрудники: дизайнеры, специалисты по рекламе, подрядчики, закупка, логистика, производство.
Раньше такие передачи часто делались вручную. Это создавало риск забытых задач, потери сроков и повторных уточнений.
В рамках проекта в Битрикс24 была выстроена система внутренних задач. Теперь переход сделки на определенный этап запускает понятный внутренний процесс: кто должен подключиться, что сделать, в какой срок и с каким результатом.
Это уменьшило зависимость от ручного контроля и помогло снизить количество внутренних сбоев.
Раньше такие передачи часто делались вручную. Это создавало риск забытых задач, потери сроков и повторных уточнений.
В рамках проекта в Битрикс24 была выстроена система внутренних задач. Теперь переход сделки на определенный этап запускает понятный внутренний процесс: кто должен подключиться, что сделать, в какой срок и с каким результатом.
Это уменьшило зависимость от ручного контроля и помогло снизить количество внутренних сбоев.
5. Упорядочили согласования с клиентами
Для рекламного агентства одна из наиболее чувствительных зон — это согласование.
Нужно согласовывать концепции, креативы, макеты, рекламные материалы, состав работ, стоимость, сроки, а иногда и несколько вариантов решения сразу. Если это ведется бессистемно, легко появляются задержки и недопонимание.
После внедрения Битрикс24 работа с согласованиями стала более прозрачной. Все ключевые договоренности начали фиксироваться в карточке клиента и сделки, а менеджеры получили понятную историю всех этапов взаимодействия.
Это особенно полезно в ситуациях, когда клиент возвращается к обсуждению через несколько дней или недель. Команда уже не тратит время на восстановление контекста и не рискует ошибиться в деталях.
Нужно согласовывать концепции, креативы, макеты, рекламные материалы, состав работ, стоимость, сроки, а иногда и несколько вариантов решения сразу. Если это ведется бессистемно, легко появляются задержки и недопонимание.
После внедрения Битрикс24 работа с согласованиями стала более прозрачной. Все ключевые договоренности начали фиксироваться в карточке клиента и сделки, а менеджеры получили понятную историю всех этапов взаимодействия.
Это особенно полезно в ситуациях, когда клиент возвращается к обсуждению через несколько дней или недель. Команда уже не тратит время на восстановление контекста и не рискует ошибиться в деталях.
6. Настроили контроль загрузки и отчетность для руководителя
До внедрения руководителю было сложно быстро получить объективную картину по текущей работе агентства.
Видеть отдельно заявки, отдельно задачи, отдельно сроки и отдельно сотрудников — значит тратить много времени на ручной контроль. При этом общая картина все равно остается неполной.
После настройки Битрикс24 у руководителя появилась возможность видеть:
Видеть отдельно заявки, отдельно задачи, отдельно сроки и отдельно сотрудников — значит тратить много времени на ручной контроль. При этом общая картина все равно остается неполной.
После настройки Битрикс24 у руководителя появилась возможность видеть:
- сколько сделок сейчас в работе;
- на каких этапах они находятся;
- какие задачи просрочены;
- какие сотрудники перегружены;
- где процесс замедляется;
- какие проекты требуют особого внимания.
Каких результатов удалось добиться
Внедрение Битрикс24 для all4promo позволило не просто автоматизировать отдельные действия, а выстроить управляемую систему работы агентства.
- Все заявки и клиенты собраны в одном местеКоманда перестала терять обращения и получила единую историю взаимодействия по каждому клиенту.
- Стало проще контролировать сделкиПоявилась прозрачность по этапам продаж и исполнения. Теперь видно, где находится каждый проект и что нужно сделать дальше.
- Снизилась нагрузка на ручное управлениеЧасть рутинных действий была систематизирована, а передача задач между сотрудниками стала более понятной.
- Ускорилась внутренняя координацияМенеджеры, исполнители и руководитель начали работать в едином контуре, без постоянного дублирования информации в разных каналах.
- Руководитель получил прозрачную картину по бизнесуСтало проще принимать решения, оценивать загрузку команды, контролировать сроки и видеть реальные узкие места в процессах.
Почему этот кейс показателен
Кейс all4promo хорошо показывает типичную ситуацию для рекламных агентств и компаний, работающих в проектной модели.
Когда бизнес растет, ему уже недостаточно просто привлекать клиентов. Важно еще и качественно управлять каждым заказом внутри компании: не терять договоренности, контролировать сроки, вовремя передавать задачи и видеть общую картину по команде.
Именно здесь Битрикс24 становится не просто CRM, а рабочей системой управления бизнесом.
Для all4promo внедрение стало инструментом наведения порядка в продажах, внутренних процессах и взаимодействии между сотрудниками. А значит, компания получила основу для дальнейшего роста без хаоса, перегрузки и потери управляемости.
Когда бизнес растет, ему уже недостаточно просто привлекать клиентов. Важно еще и качественно управлять каждым заказом внутри компании: не терять договоренности, контролировать сроки, вовремя передавать задачи и видеть общую картину по команде.
Именно здесь Битрикс24 становится не просто CRM, а рабочей системой управления бизнесом.
Для all4promo внедрение стало инструментом наведения порядка в продажах, внутренних процессах и взаимодействии между сотрудниками. А значит, компания получила основу для дальнейшего роста без хаоса, перегрузки и потери управляемости.
Для рекламного агентства all4promo внедрение Битрикс24 стало шагом от разрозненного управления к единой системной работе.
Когда в компании много клиентов, разные форматы проектов, постоянные согласования и несколько участников в каждом заказе, эффективность уже зависит не только от сильных специалистов, но и от того, насколько правильно выстроены процессы.
После внедрения all4promo получила единое рабочее пространство, прозрачные сделки, понятную внутреннюю координацию и инструменты контроля для руководителя. Это дало возможность работать быстрее, стабильнее и масштабировать бизнес на более прочной основе.
Когда в компании много клиентов, разные форматы проектов, постоянные согласования и несколько участников в каждом заказе, эффективность уже зависит не только от сильных специалистов, но и от того, насколько правильно выстроены процессы.
После внедрения all4promo получила единое рабочее пространство, прозрачные сделки, понятную внутреннюю координацию и инструменты контроля для руководителя. Это дало возможность работать быстрее, стабильнее и масштабировать бизнес на более прочной основе.
