Если в приветственном окне вы указали, что планируете работать с Задачами — система сама переведет вас в нужный раздел. Также вы можете всегда попасть в Задачи и Проекты из левого меню.

1. Откройте раздел Задачи и Проекты в левом верхнем углу и нажмите на кнопку Добавить задачу.
2. Напишите название и описание задачи

3. Определите сроки выполнения задачи Задача должна быть ограничена во времени, то есть иметь крайний срок. Мы советуем указывать дату дедлайна за пару дней до реального срока, чтобы было время спокойно проверить результат и в случае необходимости исправить ошибки.

4. Укажите ответственного за задачу и другие роли, если это требуется. Вы можете назначить нескольких ответственных, в таком случае, выбранным сотрудникам будет поставлена своя отдельная копия задачи.

5. Добавьте напоминание о задаче При постановке задачи всем ее участникам приходят уведомления. Но иногда поручений так много, что забываешь даже о самых горящих и давно просроченных задачах. Создайте напоминания! Они помогут вам не упустить важное или взбодрить ответственного, чтобы он точно уложился в срок.

6. Укажите, что задача является важной. Когда неясна срочность задачи, сотрудник может откладывать ее в долгий ящик, ведь есть дела поважнее. Укажите приоритет задачи (высокий, средний, низкий) или отметьте задачу «огоньком». Но не ставьте высокий приоритет во всех задачах без повода, иначе этот функционал быстро дискредитируется.

7. Поставить задачу — это полдела. Очень важно проверить выполнение и принять результат. Выберите опцию Принять работу после завершения задачи для того, чтобы при завершении задачи сотрудником она не закрывалась, а ждала вашего контроля.

Вы полны энтузиазма, но сотрудники не спешат менять стиль работы. По-старому привычнее, да и разбираться неохота. К тому же, теперь все задачи будут у начальства как «на ладони» и возможности для срыва сроков станет меньше.

Во-первых, предупредите подчиненных за несколько недель, что вводите новую систему. Объясните, что это не для слежки, а чтобы облегчить работу не только начальству, но и самим подчиненным, помочь им стать эффективнее и успешнее. А также для того, чтобы видеть общую картину, излишне не нагружать сотрудников, распределять задачи по реальной загрузке.

«Единственный способ, с помощью которого вы можете съесть слона, — откусывать по одному кусочку». (с) Создайте внутри задачи чек-лист. Это список конкретных шагов, на которые разбивается большая задача, он поможет вам организовать работу даже с самыми сложными проектами. Ответственному будет гораздо легче идти к нужному результату по шагам, а вам не придется уточнять, на какой стадии сейчас задача.

Вы можете создавать неограниченное число чек-листов в одной задаче. Чтобы создать новый, просто нажмите Чек-лист еще раз.

Если задача слишком объемная и вы знаете, что в ходе ее выполнения будем много обсуждений, разбейте ее на несколько подзадач. В свою очередь у подзадач могут быть свои подзадачи, то есть количество уровней не ограничено. Все подзадачи удобно группируются внутри главной и всегда можно видеть, сколько их и как происходят работы.

Или при создании/редактировании задачи найдите поле Сделать подзадачей. В нем укажите, для какой текущей задачи вы создаете подзадачу.

Выполнение важной и объемной работы обычно происходит в рамках проекта. У проекта есть ответственный менеджер, который собирает команду и распределяет задачи таким образом, чтобы цель была достигнута. Желательно, чтобы руководителем проекта был сотрудник с управленческими навыками, который умеет правильно распределять ресурсы и решать возникшие по ходу проекта проблемы.

Задачи, объединенные в проекты, отображаются на отдельной странице, всегда можно контролировать их количество, процесс исполнения, общую эффективность работы над задачами.

Чем больше у вас клиентов, тем быстрее прибавляются задачи. Когда накапливается гора задач, вам становится сложно контролировать сроки, а сотрудникам — выполнять работу вовремя.
Также вы можете отсортировать задачи по степени готовности. Нажмите на поле и выберите фильтры для поиска: в работе, завершены, отложены, просрочены или почти просрочены.

В Битрикс24 есть очень удобный способ работы с дедлайнами задач — Сроки. Этот режим идеален для тех, кто любит всё делать вовремя. В режиме Сроки система автоматически распределяет задачи по колонкам, в зависимости от выставленного крайнего срока. Вы сразу видите, что нужно сделать в первую очередь, что можно пока отложить, а для каких задач крайние сроки не выставлены вовсе.
Чтобы поменять крайний срок задачи, достаточно просто перенести ее мышкой в нужный столбец!

Очень важно не упускать задачи из виду даже тогда, когда под рукой нет ноутбука — в поездках, на конференциях.
Мобильное приложение Битрикс24 позволяет создать задачу прямо из сообщения в чате (быстро и удобно), формировать чек-листы, устанавливать сроки, контролировать выполнение. Бесплатно.

Есть множество лишних действий, которые отнимают уйму времени. Напомнить о задаче, уточнить статус, каждый понедельник ставить вручную одну и ту же задачу.
Чтобы задачи создавались автоматически с заданной периодичностью, включите опцию Сделать задачу регулярной и настройте параметры повторения.
Шаблоны задач упрощают работу с типовыми задачами. Создавайте шаблоны и используйте их вместо того, чтобы снова и снова добавлять одну и ту же задачу вручную.

Обратная связь по задаче может быть как со стороны постановщика, так и со стороны ответственного. Дайте сотруднику возможность задавать вопросы в комментариях к задаче! Этот подход способствует укреплению связи между сотрудником и руководителем и повышает вероятность успешного результата.

Не рекомендуем оставлять задачу без оценки или комментария, иначе у сотрудников пропадет мотивация и они зачахнут.

В Битрикс24 вся отчетность доступна в режиме онлайн. Система сама считает, сколько сотрудники тратят время на выполнение тех или иных задач, фиксирует, сколько из них было завершено, а сколько находятся в работе. Опираясь на эффективность, можно определять размер премий и построить целую систему KPI в компании.

Руководитель может видеть эффективность всех своих подчиненных во вкладке Руковожу.